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2017年 8月 26日 仕事を効果的に管理する2つのルール

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From:高橋 満作
シェアハウスのオープンスペースにて、、

 

 

4年前、まだ僕がマイケルの元で
学び始めたばかりの頃。

僕は、ある問題を抱えていました。

それは「仕事を管理することがヘタ」
という問題でした。

例えば、やる必要があるはずの仕事を
忘れてしまい、期日を過ぎた後に気づいて
大慌てでやることになってしまったり、

“〇〇日の〇〇時からミーティングをする”
と誰かと約束したにも関わらず、
そのことを忘れてしまっていたり、

こうしたミスが多く、
周りの人に迷惑をかけてしまう、、
という、かなり困った状況でした。

そんなとき、マイケルから仕事を管理する際の
シンプルな2つのルールを教わりました。

このルールを守り、実践するようになってから、
仕事の抜け漏れ・アポイントを忘れてしまうといった
ミスがほぼ無くなり、問題が一掃されました。

今日は、このルールを
シェアさせていただきたいと思います。

 

マイケルが僕に教えてくれたのは、
以下2つのルールでした。

——–

①5分以内にできる仕事はその場でやる

②5分以上かかる仕事は、
その場でToDoリストに入れるか、カレンダーに記入する

——–

このシンプルな2つのルールです。

 

まず一つ目の、
「①5分以内にできる仕事はその場でやる」
というルールについてですが、

例えば今、頭の中で何か
やらなければならない仕事が浮かんだとします。

そして、その仕事が5分以内に終わると
予測される場合、その場ですぐに取り掛かり、
手早く完了させてしまいます。

このルールを守ることに徹すれば、
すぐに済む細かい仕事を溜めることがなくなり、
気持ちもスッキリして、不必要な不安がなくなります。

すぐに済む仕事をその場で手早く終わらせることで、
気持ちもノッてくる感じがします。

 

そして二つ目の、
「②5分以上かかる仕事は、
その場でToDoリストに入れるか、カレンダーに記入する」
というルール。

例えば今、頭の中で何か
やらなければならない仕事が浮かんだとします。

そして、その仕事が5分以内に終わらないと
予測される場合、すぐにポケットから
スマホを取り出します。

そして、スマホのToDoリストのアプリを開き、
その場で「やることリスト」に記入してしまいます。

もしくは、スマホのカレンダーアプリを開き、
その場ですぐカレンダーに予定を記入します。

これを徹底すれば、
ToDoリストかカレンダーを見れば、
いつでも自分のやるべきことを確認することができます。

(もちろん、スマホではなく
手帳を使って実践しても問題ないと思います)

こうすることで、
抜け漏れの心配がなくなり、
安心して目の前の仕事に取り掛かることができます。

精神的にも楽になれるので、
目の前の仕事に対する集中力も自然と上がります。

 

以上が、マイケルが教えてくれた
仕事の管理する際の2つのルールでした。

僕は、今でもずっと変わらず
これらのルールを実践するようにしています。

シンプルですが、実践すればするほど
とてもパワフルなルールだと実感しています。

仕事を管理することに課題があると感じている方は、
ぜひこの2つのルールを活用してみてください。

 

 

 

 

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